PMO : project management office

دور PMO

 

في مرحلة التخطيط والإعداد لبدء التنفيذ بعد رسو العطاء تبدأ المرحلة الثانية في حياة المشروع وهي عبارة عن الخروج به من حيز الدراسات إلى حيز التنفيذ

ولكن لابد أن يسبق التنفيذ خطة شاملة للمشروع يمكن تلخيصها في الآتي : –

في حالة اشتراك مهندس PMO في دراسة العطاء فإنه يكون فرد من فريق عمل من مهندسين إدارة العطاءات لذا تكون المستندات الخاصة بالدراسة غالبا في هذه الإدارة التي تقوم بتسليمها إلى إدارة الفرع التابع له المشروع هذه بالإضافة لأي مستندات أخرى أضيفت بعد التعاقد وعلى مهندس PMO الحصول على نسخة كاملة.

PMO-project-management-office

من هذه المستندات وذلك باستلامها من المسئول بإدارة الفرع على أن يقوم الطرفين بعمل محضر استلام المستندات واعتماده بعد ملئ النماذج الملحقة به مثل:

– بيان المخططات.
– بيان الجسات.
– بيان المراسلات.
– بيان مقاولو الباطن.
– بيان المعدات.

– الاشتراك مع مدير التنفيذ في تحديد حجم الجهاز الإشرافي اللازم للمشروع والتجهيزات المختلفة للمشروع مع الأخذ في الاعتبار ما تم دراسته بالنسبة المصروفات الإدارية في مرحلة العطاء .

– الاشتراك مع مدير المشروع أو مهندس التنفيذ وممثل المالك لاستلام ارض المشروع على PMO إثبات الحالة الحالية للموقع وتدوين أي ملاحظات مع ذكر أي معوقات للعمل موجودة بالموقع وكذلك أي خدمات ممكن استغلالها في العمل.

– ويعتمد محضر الاستلام من كل من ممثل المالك ومدير المشروع ومهندس المكتب الفني ولابد أن تحفظ صورة من هذا المحضر في PMO لأهميتها واعتبارها مستند يدل على بداية التعاقد أحياناً، ويستخدم لذلك نموذج خاص باستلام الموقع.

– زيارة الموقع مرة أخرى مع مدير المشروع ومهندس التنفيذ وذلك لعمل التخطيط العام له لتحديد أماكن مكاتب الجهاز وأماكن التشوين والورش والمخازن وغيرها من الخدمات اللازمة للمشروع وكذلك تخطيط الطرق الداخلية للموقع والمداخل والمخارج له وهذا بعد مراجعة القائمة الاسترشادية الخاصة بالمنشآت المؤقتة وكذلك تقرير زيارة الموقع .

– يقوم مهندس PMO بعمل دراسة لقائمة الكميات المعدلة (Revised Bill) وهذا للتأكد من التكلفة الحقيقية لكل بند من بنود الأعمال ومقارنتها بسعر العطاء.

– متابعة استلام الدفعة المقدمة إن وجدت وذلك بالحصول على صورة من خطاب العميل الذي يؤكد ذلك، وهذا لاعتبار تاريخ صرفها أحيانا التاريخ الفعلي لبداية العقد أو لبداية زمن المشروع . كما أن عدم استلام الدفعة المقدمة في الميعاد المحدد لها في بداية العمل يكون مؤثرا على الخطة المالية للمشروع.

– حفظ المستندات الخاصة بأعمال PMO وعمل ملفات لكل هذه المستندات بحيث يسهل الحصول على المعلومات منها .

– ولابد أن يقوم مهندس PMO أولا بالتعرف على الجهات المختلفة التي يكون له تعامل معها خلال فترة المشروع وكذلك معرفة نوعية هذا التعامل والمراسلات المختلفة بينهم وتوقيتها بالنسبة لمراحل المشروع .

ولا شك أن هذا يكون له تأثير على تحديد عدد الملفات المطلوب فتحها وكذلك وضع الترقيم بحيث يسهل الحصول على المعلومات منها من أقل وقت ممكن كما من حفظ هذه المعلومات على الكمبيوتر لإسترجاعها

Tags:

You may also like...

0 thoughts on “PMO : project management office”

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *