ادارة هدف المشروع

Scope Management

ادارة هدف المشروع

 

يمكن المصطلح يكون جديد للبعض و لكن هتحس و احنا بنتكلم انك اصلا بتطبق كل اللى بنقوله ” فى حالة ان عندك حس ادارى “.

ادارة الهدف …الغاية و الهدف منها هو انك انت و فريقك “و يمكن بالذات فريقك” عارفين انتو هتعملوا ايه …و هتعملوا ايه “بس” عشان تحققوا اهداف المشروع .

ادارة الهدف بتخلينا فاهمين ايه فقط المطلوب مننا اننا نعمله عشان نطلع من المشروع بالمنتج او المنشأ او اى شىء و نحقق اهداف المشروع بالتالى .

ايه فايدة ادارة الهدف؟؟ او يا ترى تعالو نتخيل لو الفريق عندى مش عارف ايه المطلوب او مش عارف بالظبط و بالتحديد ايه المفروض يعمله فى المشروع عشان يرضى العميل …

بتشطب شقة …و عمال تفنن بقى و جيت على الارضيات و قلت انا معايا فائض فلوس شوية و العميل شكله غنىو انا بعمل شقة فى فيلا و لازم شغل عالى و رحتضارب له الارضية رخام يا معلم …جه العميل …بص عالارضية و قال مين قالكم تركبو رخام !! انا مش بحب اصلاالارضيات الرخام !!!

مع ان الرخام اجمل و أمتن و أشيك غالبا …بس يا ترى انت نجحت…؟؟ طبعا لا لأن العميل مش مبسوط !

هتستغربوا لو قلت لكم ان معيار نجاح المشروع هو رضاء العميل …مش تنفيذ بنود العقد !! لما تنفذ بنود المشروع بنجاح انت كدا نجحت كعقد لكن كمشروع لا و لازم تحصل على رضاء العميل و موافقته على منتج المشروع عشان تقول انا مشروعى خلص و نجحت فيه .
اذن نرجع تانى لفائدة ادارة الهدف …و هنقول انها بتمنع حاجتين مهمين مش لازم يحصلوا فى اى مشروع ناجح و هما :

1- scope creep
2- gold plating

المصطلح الاول معناه انك مش فاهم ايه مطلوب منك ..فترتبك و بتعمل تعديلات فى المشروع ” انت فاكر انها مفيدة للمشروع ” و بتلاقى نفسك مش عارف تخرج بقى يا حلو…

عشان غيرت فى كذا يبقى مجبر تعمل كذا و لما عملت كذا اضطريت تعمل كذا و اديلو بقى…ضياع مجهود ..و وقت …و فلوس المالك اللفى الأخر هيمسك فيك و تفلس انت و شركتك بنقول “زحف ” او Creep

المصطلح التانى و معناه انك بتقدم شىء للعميل على طبق من دهب بالبلدى كدا و دا غلط ….

زى ما تقولو كدا بتقوله ” اناعملت لك اللى انت عاوزه …و خد الحتة دى هدية منى …أو الزيادة دى من عندى فوق البيعة …او عشان انت راجل لوز العنب هظبطك فى حتة زيادة من عند العبد لله “

دا غلط …عارفين ليه …لأنك مش من سلطاتك تتصرف فى الموضوع دا….متبقى معاك فلوس ..؟؟

فلوس فايضة .؟؟؟ برضه مش من حقك تديله حاجة من عندك …دا شغل صاحب الشركة او مديرالمشاريع او الادارة العليا لو هى عاوزة تكسب عميل او هتعمل له اوفر او عرض او خصم فى حاجة .

Gold plating = add extra work “ not accepted in project management “

عارفين اهم فايدة برضه لادارة الهدف او الاسكوب ؟؟

تمنع موضوع ال Change request
او طلب التعديل فى المشروع …انت بتطلب تعديل فى بند او شىء فى المشروع نتيجة انك فاهم المطلوب غلط او اكتشفت المطلوب الصح اثناء التنفيذ ….صح .؟؟

يبقى انت لما تكون عارف من الاول ايه المطلوب و ايه اللى هيعجب العميل من البداية هتقلل جدا موضوع طلب التعديل سواء كان داخلى ” انت طالب تعديل فى مشروعك عشان تنفذه ” او العميل نفسه طلب تعديل عاوزه فى المشروع .

تعالو نبسط الحكاية شوية ….

خطواتك عشان تحدد ايه المطلوب انك تعمله و متعملش غيره فى مشروعك …

1- تجمع المتطلبات بتاعة مشروعك …يعنى تلف كدا على اصحاب المصلحة فى المشروع واحد واحد و جهة جهة و تسألهم ” شبيك لبيك …تطلب ايه ؟”

يرد صاحب الفيلا يقوللك نفسى فى فيلا 7 غرف و 3 حمامات و ….. كدا
مش ساعات بتلاقى فى شركات الاستثمار العقارى عاملين لك نموذج لفيلا او ماكيت …عشان يعرفوا رأى العملاء و يشوفو أرائهم ..؟؟ مش ساعات بتلاقى استبيان او استطلاع رأى ؟؟ كل دا بيجمعوا متطلبات العميل زى ما قلت لكم .

2- بعد ما تجمع المطلوب هتبتدى تقعد مع نفسك و تجمع كل معلوماتك اللى حصلت عليها منهم و تعمل تجميع للمتطلبات و تجميع لاهداف مشروعك .

3- مش هدخل فى تفاصيله دلوقتى بس احب اعرفك انك بتستخدم اسلوب التفصيل عشان تخرج بحاجة اسمها
WBS “ Work Breakdown Structure “

بتقسم العمل بتاع المشروع لجزئيات و كل جزئية خارج منها جزئيات اصغر و مفصلة اكتر و كل جزئية من دول برضه خارج منها جزئيات اصغر و ادق “
دا بيخليك عارف بدقة ايه اللى هيتعمل و فاهمه و قادر على استيعابه اكتر من انه يكون جزئيات كبيرة و غير مفصلة اوى. المهم هنرجع له دا بعد كدا عشان كلامه كتير

4- بيبقى عندك دلوقتى خطة ماشى عليها و عارف ايه حدودها اللى مش هتخرج عنها
5- بتبتدى تعمل فى كل مرحلة من مراحل المشروع او اى وقت تخلص فيه بند مثلا او حاجة فى المشروع …

بتعمل عملية مهمة جدا اسمها Verify Scope

دى معناها انك بعد اما بتعمل تحكم فى الجودة ” شرحناها قبل كدا ” و اتأكدت ان المنتج او البند جودته المطلوبة … و نجح …بتروح بقى يا باشا للعميل و تقوله خد بص قولى رأيك كدا فى الحبة اللى خلصتهم دول …و ادينى موافقة مبدأية على الجزء دا …بيبص صاحبنا و بيشوف و يقوللك الله ينور ..كمل على كدا …أو يقوللك لا!!! انا مش عاوز كدا ” طبعا دا معناه ان خطتك و معلوماتك اللى جمعتها عن مطالبه فيها نقص او غلط ” و تبتدى تعمل أمر تعديل و تصلح نفسك .

انت كمدير ناجح لازم تبقى فاهم موضوع الاسكوب و انه مش مجرد فلسفة و كلمتين من العميل ..لا … ادارة الهدف بتحميك انت و شركتك من خسارة مشروع او فقدان عميل او تأخير مدة تنفيذ فى تعديلات مالهاش اى لازمة و فى الاخر مش هتفرح العميل برضه .

انت كمدير
Control Scope

عشان تقارن دايما بين المطلوب و بين اللى بيحصل او بيتعرض عليك انه يحصل … يعنى لو واحد من فريقك جالك و قالك يا ريس انا شايف اننا نعمل امرتعديل للبند كذا و نعمل للعميل كذا …قبل الموافقة او الرفض بتبص على المطلوب و بالتالى بتوجه المشروع للصح .
ملحوظة : فى الشركات الضخمة و المحترمة فى لجنة متخصصة للرد على اوامر التعديل اسمها
CCB “ Change Control Board “

ادارة المشروعات و المدير الناجح ( 3)
 م : محمد فريد بركات

 السابق : ادارة الجودة

 التالي : ادارة الموارد البشرية

Tags:

You may also like...

0 thoughts on “ادارة هدف المشروع”

أضف تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *