ادارة المشروعات و المدير الناجح

 

ادارة المشروعات و المدير الناجح 

 

فى البداية …أحب أقول ان يمكن الكليات بتخرج ألاف المهندسين كل سنة ..لكن يا ترى فيهم كام واحد هيكون مدير فى يوم من الأيام ؟ و لو بقى مدير سواء فى مؤسسة او شركة أو شغله الخاص …كام واحد فيهم هتتوفر فيه صفات المدير الناجح ؟؟

ادارة المشروع ببساطة هى كل الأساليب و المنهجيات و الأدوات التى تساعد مديرالمشروع انه يعدى بمشروعه بر الأمان و يوصل بيه للنجاح اللى بنلخصه فى جملة ” يحقق أهدف المشروع و أصحابه و يحقق المطلوب من شركته فى نفس الوقت كأرباح او منافسة …”

هنرجع تانى للمدير … و نتكلم عن تركيبته … أو بمعنى أدق 3 صفات أساسية تتوافر فى المدير الناجح ..

1 – المعرفة

2 – المهارات الشخصية

3- الأداء

بالنسبة للمعرفة و دى اللى هنتطرق فيها بعد شوية و يقصد بيها العلم …

مش معقول تبقى مدير و حد يقولك قيم لنا الجدول الزمنى دا و انت متعرفش اصلا يعنى ايه جدول زمنى ..

أو يقولك مديرك العام او صاحب المشروع اعمل لى ريبورت عن حالة المشروع و متعرفش بيتكتب فيه ايه ..

اوتعال اختار معانا بين المشروعين دول يا ترى اى واحد فيهم أحسن للشركة اننا ننفذه و برضه متعرفش..

كل العلوم الادارية و اساليبها و ادواتها يقصد بيها المعرفة أو Knowledge

 

أما بالنسبة للصفة التانية و هى المهارات الشخصية ..

فدى بتبقى هبة من الله سبحانه و تعالى للانسان ..

ساعات كتير نشوف واحد مهندس ماشى فى الموقع يكلم دا و يضحك مع العامل دا و يزعق فى دا و انت تقول عنه ” الواد دا مدير من يومه ” و فى بعض التدريبات للمهارات دى للتنمية فقط لأنها زى ما قلت مهارات ادارية من ربنا .

العنصر او الصفة التالتة و هى الأداء أو Performance

و معناها انه يكون شخص مجتهد فى مشروعه و يطبق كل معرفته و اساليب الأدارة بجهد و تفانى .

 

الأغلب فينا لما يتكلم عن ادارة المشروعات بييجى فى دماغه الكلمات دى … بريمافيرا ..

تقليل وقت المشروع … تقليل تكلفة المشروع …جودة المشروع . صح ؟؟

انا كنت زيكم بالظبط و لكن عند دخوالى فى عالم الأدارة اكتشفت ان اللى فاتو دول لا يمثلوا الا 25 % من النقط اللى بيتم التركيز عليها عشان نعدى بالمشروع لطريق النجاح .

 

بالنسبة لك كمدير مشروع ناجح .. لازم تبقى على دراية بكيفية ادارة الحاجات دى :

1- Time Management.
2- Cost Management.
3- Quality Management .
4- Scope Management .
5- Human Resource Management.
6- Risk Management.
7- Communication Management.
8- Procurement Management.
9- Itegration Management.

– ادارة وقت المشروع

لازم كمدير ناجح تتولى قيادة فريقك فى مرحلة انشاء الجدول الزمنى للمشروع , و تتأكد ان حساباتك للمدد الزمنية لجميع أنشطة المشروع حقيقية و ليست مجرد رقم محطوط بدون معنى أو حسابات . و لازم تعرض الجدول دا بعد انتهاؤه على الادارة العليا و تاخد موافقتها عليه و منها لأصحاب المشروع .مش معقول انت قاعد تحسب و تاعب نفسك ووقتك و قلت ان مشروعك هياخد سنة مع ان اصحاب المشروع متوقعين 6 شهور مثلا .

المدير مسئول مسئولية كاملة عن ان الجدول و حساباته و ارقامه تكون واقعية و خالية من الحشو … الحشو أو Padding و دا معناه مثلا انك فى مهندس عندك من اللى بيحسبو مدة تنفيذ المحارة و هو اصلا مش عارف يعنى ايه محارة يقوللك هى بالتقريب كدا تاخد اسبوعين و انا هخليها 3 اسابيع عشان ابقى فى الأمان و شغلى مظبوط . دا اسمه الحشو .

كمدير لازم تفهم ان فى متطلبات مش هتبقى فى صالحك طول المشروع ..مثلا هتلاقى مشروع يتنفذ فى 3 سنين و مطلوب منك تنفذه فى سنة و نص او مشروه يتنفذ بكمية عمال او معدات معينة و فجأة يبلغوك ان اللى طالبه مش متوفر و مفروض تعمل فى حسابك كدا .
أساليب ضغط المدة الزمنية للمشاريع لازم المدير الناجح يكون على دراية كاملة بيها و بأثارها المفيدة و الضارة على باقى جزئيات المشروع .

 

مثال بسيط :
هنتكلم عن أشهر 3 طرق لضغط مدة المشروع :

1-Crash

و دى معناها انك بتزود معدات او موارد للمشروع و بكدا تخلص بدرى شوية …طيب كويس بس ياترى عيبها ايه الطريقة دى ..طبعا هتلاقى ميزانية المشروع عالية و يمكن دا يكون مبدأ مرفوض عند ممولين المشروع . يعنى بدل ما تشغل فى اليوم 2 لودر هتشغل 4 و بكدا تخلص بدرى بس هتضطر تدفع ايجار 4 لوادر بدل 2 و بكدا التكلفة هتزيد .

2- Fast Track

و الاسلوب او الطريقة دى بتعتمد على انك كمدير باصص للجدول الزمنى و تقدر انك تشوف و تحلل بعض الأنشطة اللى ممكن تتم مع بعض فى نفس الوقت و مش لازم تستنى بعض ..بمعنى مثلا … مش لازم تستنى نجارة القواعد عشان تخلى الحداد يشتغل فى حدادة القواعد صح ؟؟ ممكن يشتغلها برة مثلا و يسقطها جوا القاعدة لما النجارة تخلص و بكدا يبقى اشتغلت بعض الأنشطة فى نفس الوقت او بطريقة متوازية لتوفير بعض الوقت . طيب يا ترى عيب الطريقة دى ايه ؟؟ الطريقة دى عيبها انها بتزود مخاطر انك تعيد الشغل Risk of rework يعنى اه انت وفرت فى الوقت بس ما هو ممكن الحداد و هو بيشتغل حدادة القواعد قبل تسقيطها فى القاعدة النجارة انالمقاس مثلا يطلع مش صح ..مش زى ما كان هيعملها على ابوها جوا القاعدة النجارة مثلا ..
مثال تانى ..ممكن فى تشطيب شقة انك تشغل المبلط مع نجار الباب و الشباك مع الكهربائى مع السباك عشان توفر وقت بس هتلاقى ان السباك هيقول كسر هنا تانى فى سيراميك الحمام عشان فى ماسورة كان لازم تتحط و الكهربائى هيقول شيل دى عشان كان فى سلك لازم يعدى من هنا و بكدا هتخسر فلوس و فى نفس الوقت هتعمل Rewok

ادارة وقت المشروع من صفات المدير الناجح .

2- ادارة تكلفة المشروع :

أى مشروع بيبقى متحدد له ميزانية بفلوس معينة و مطلوب انه يتنفذ بتلكفة لا تزيد عن مبلغ يحدد من قبل صاحب المشروع …أنت كمدير دورك يتمثل فى ايه بالنسبة للتكلفة .؟؟؟ هنقول ….
دورك بيكون انك تعمل ميزانية للمشروع و تشوف هيتكلف كام تقريبا ” على حسب عوامل كتير جدا بتقدر تحدد بطريقة تقريبية يعنى مثلا فى البدايات خالص ممكن تقول تقدير يختلف بمعدل من -15 : +35 % من القيمة الحقيقية “
أو بيكون دورك فى انك “تتأكد” من ان المشروع هيتم بالتكلفة اللى محددها صاحب المشروع …و دى نقط مهمة يتوقف عليها الاستمرار فى المشروع من عدمه .
دور المدير بييجى بعد كدا فى انه بيحدد لصاحب المشروع التزاماته المالية للمشروع …يعنى مثلا انت قلت لى عاوز المشروع يتعمل ب 2 مليون …و انا كمدير عملت حساباتى و قلت لك هيخلص ب 2 مليون مفيش مشكلة …بس تعالالى هنا بقى يا صاحب المشروع …عشان مشروعك دا يخلص صح هطلب منك دفعة شهرية 300 الف جنيه ..يا ترى انت هتقدر توفرهالى و فى الميعاد؟؟

ييجى دور مهم جدا برضه للمدير الناجح و هو مراقبة تكلفة المشروع يعنى هو عارف ان فى الشهر الفلانى مفروض يكون خلص شغل كذا و بفلوس قد كذا و يبتدى يقارن المخطط له باللى اتصرف فى الواقع و على اساسه بيعمل تعديلات او يبقى عارف ان المشروع لو فضل ماشى على التراك دا هيخسر او هيصرف فلوس اكتر و يتفاجأ صاحب المشروع بكدا و يتحول المشروع لكتلىة مشاكل .

مش هنتطرق للحسابات و لكن لازم تعرف ان فى معادلات للتوقع ..يعنى بتقدر بيه تتوقع و تعمل تحليل للتكلفة و تعرف انت صرفت كام و باقى لك كام و مفروض عند المدة دى تصرف كذا

مدير المشروع الناجح هو اللى يتحكم صح فى تكلفة المشروع

 

ملحوظة مهمة بالنسبة لادارة الوقت و التكلفة و باقى الجزئيات :

فى مصطلحين مهمين جدا فى الأدارة و ناتجين عن مراقبة المدير للمشروع 

1- corrective action
2- Preventive Action

لما بتابع مشروعك و تكتشف انك خارج عن المفترض عمله ..يعنى مثلا مفروض تخلص القواعد فى اسبوع و انت قعدت 10 ايام بتبتدى تاخد قرارات مهمة عن طريقها ب : تعدل و تغير مسارك ” أو ” تمنع “حدوث مشكلة هتأخرك
Corrective Action

و دا معناه انك أخد أكشن معين صلحت بيه مشكلة بس بعد ما المشكلة حصلت خلاص و صلحتها عشان متتكررش تانى او عشان تصلح نتيجتها

مثال : اتأخرت فى عمل القواعد فى الفيلا 3 ايام ..هتعمل تعديل و تقلل الشغل فى البند اللى بعده 3 ايام عشان ترجع الجدول لمساره .

Preventive Action

و دا قبل ما المشكلة بتحصل و انت عن طريق التوقع نتيجة تحليلاتك كمدير و من خلال حسابات و تقارير فتاخد احتياطك و تعمل حاجة تمنع بيها احتمال حدوث تأخير لما تييجى تشتغل ..

انا مثلا عرفت من أخر مشروع ان بند تركيب الاسانسيرات بيتأخر فببتدى اتعاقد مع الشركة بدرى “تفاديا و منعا ” لحدوث المشكلة دى فى مشروعى اللى بنفذه حاليا .

 

مقال ” ادارة المشروعات والمدير الناجح “
للمهندس/ محمد فريد بركات .

 التالي : ادارة الجودة

 

Tags:

You may also like...

0 thoughts on “ادارة المشروعات و المدير الناجح”

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *